Van overvolle administratie naar gestroomlijnde processen met e-Lips TMS

Van overvolle administratie naar volledig gestroomlijnde processen met e-Lips TMSIn de wereld van zeecontainerlogistiek draait alles om snelheid, betrouwbaarheid en efficiëntie. Dagelijks moeten transportbedrijven schakelen tussen terminals, klanten, chauffeurs en administratieve processen. Voor BTC Logistiek werd dit steeds uitdagender naarmate het bedrijf groeide.

Willem van Mourik, eigenaar van BTC Logistiek, merkte dat vooral de administratie het tempo van de operatie niet meer kon bijhouden.

“We werden simpelweg te groot om niet te automatiseren.”

BTC Logistiek verzorgt het volledige traject rondom containervervoer: transport per truck, barge en rail, aangevuld met warehousing, lashing en securing. Een brede dienstverlening vraagt om strakke processen en volledige controle. Juist daar ontstond de behoefte aan een krachtig en toekomstbestendig Transport Management Systeem.

De keuze voor automatisering met e-Lips TMS

Op zoek naar meer structuur, snelheid en betrouwbaarheid kwam BTC Logistiek uit bij e-Lips TMS van Erniesoft.

“Kies je voor Erniesoft, dan blijf je vooroplopen in de zeecontainerlogistiek.”

De overstap naar e-Lips TMS betekende een fundamentele verandering in de manier van werken. Waar voorheen veel handmatige controles en losse systemen nodig waren, worden processen nu centraal aangestuurd en grotendeels geautomatiseerd.

Na de implementatie kreeg BTC Logistiek meer grip op de operatie, minder handmatig werk en een duidelijk hogere klanttevredenheid.

Automatisering in de dagelijkse praktijk

BTC Logistiek wilde vooral winst behalen in de administratie. Tarieven, facturen en klantcommunicatie moesten sneller, foutloos en zonder extra handelingen verlopen.

“De grootste winst zit voor ons in minder handmatig werk. Vooral tariferen en factureren zijn veel efficiënter geworden.”

Met e-Lips TMS worden deze processen automatisch afgehandeld. Het systeem ondersteunt de planners en administratie, waardoor zij zich kunnen richten op controle, uitzonderingen en klantrelaties in plaats van repetitief werk.

Automatisch CMR-opvragen

Het verwerken van CMR-documenten is essentieel binnen containertransport. Voorheen moesten planners handmatig controleren welke ritten nog geen CMR hadden ontvangen en klanten daar zelf achteraan bellen of mailen.

Met e-Lips TMS verloopt dit volledig automatisch.
Zodra een CMR ontbreekt, detecteert het systeem dit en stuurt automatisch een e-mail naar de klant met het verzoek het document aan te leveren. Hierdoor blijft de administratie compleet zonder extra inspanning van medewerkers.

Automatisch tariferen en factureren

BTC Logistiek werkt met vaste contracttarieven. Dankzij de contractenmodule in e-Lips TMS worden tarieven automatisch gekoppeld aan elke rit.

“Factureren verloopt nu automatisch, en dat scheelt enorm veel tijd.”

Na afronding van een rit worden de juiste tarieven toegepast, wordt de factuur automatisch klaargezet en direct naar de klant verstuurd. Dit versnelt het facturatieproces, zorgt voor snellere betalingen en voorkomt fouten.

Volledig geautomatiseerde klantupdates

Heldere communicatie is cruciaal in de logistiek. BTC Logistiek maakt intensief gebruik van de automatische communicatiemogelijkheden binnen e-Lips TMS.

“Onze klanten zijn gewend geraakt aan de automatische meldingen en kunnen eigenlijk niet meer zonder.”

Containernummers en zegelnummers worden automatisch gemaild zodra deze bekend zijn. Orderbevestigingen worden direct verstuurd bij invoer van een opdracht. Klanten zijn continu op de hoogte van de status van hun transporten, wat leidt tot minder vragen en een hogere klanttevredenheid.

Automatische waarschuwingen bij wachturen

Wanneer een chauffeur op locatie aankomt en de wachttijd oploopt, grijpt e-Lips TMS automatisch in. Het systeem stuurt direct een waarschuwing per e-mail naar de klant.

Waar dit eerder handmatig moest worden gemonitord, verloopt dit nu volledig automatisch. De klant kan direct actie ondernemen, waardoor onnodige kosten en discussies achteraf worden voorkomen.

Naadloze koppelingen met externe systemen

BTC Logistiek werkt met meerdere systemen naast e-Lips TMS. Dankzij slimme integraties komt alles samen in één centrale omgeving:

• Snelstart – directe koppeling met de boekhouding

• Trimble – boordcomputerintegratie voor real-time tracking

• API-koppelingen – directe data-uitwisseling met terminals en externe partijen

Deze koppelingen zorgen voor een efficiënte informatiestroom zonder dubbele invoer.

De concrete voordelen voor BTC Logistiek

Sinds de implementatie van e-Lips TMS ervaart BTC Logistiek:

• Meer tijd voor planners en administratie door vergaande automatisering

• Snellere en foutloze facturatie

• Duidelijke, consistente en automatische klantcommunicatie

• Kostenbesparing door efficiëntere processen

“De automatisering bespaart ons veel tijd, maar zorgt vooral voor tevreden klanten.”

Samenwerking met Erniesoft

Naast het systeem zelf is BTC Logistiek zeer tevreden over de samenwerking met Erniesoft.

“De support is zeer goed. Het contact is prettig en wanneer er een vraag is, wordt er snel gereageerd en meegedacht over oplossingen.”

Vooroplopen in de zeecontainerlogistiek

Volgens Willem van Mourik is Erniesoft een duidelijke koploper binnen de logistieke softwaremarkt:

“Met e-Lips TMS verlopen processen soepel en efficiënt. Je bent minder tijd kwijt aan administratie en kunt je focussen op je kernactiviteiten. Wij ervaren dagelijks de voordelen en ik raad e-Lips TMS zeker aan aan transportbedrijven die willen optimaliseren, groeien en toekomstbestendig willen werken. Kies je voor Erniesoft, dan blijf je vooroplopen in de zeecontainerlogistiek.”